Fundierte Entscheidungsfindung durch das Führungskräfteportal der Stadt Essen
Projektbeschreibung
Das Essener Systemhaus (ESH), ein Eigenbetrieb der Stadt Essen, betreut als zentraler IT-Dienstleister über 40 Fachbereiche, Institute und Eigenbetriebe sowie zahlreiche städtische Beteiligungsgesellschaften des Konzerns Stadt Essen. Rund 5.500 aktive Anwender profitieren derzeit vom Branchen- und IT-Know-how des engagierten Unternehmens. 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleisten die reibungslose Abwicklung von über 200 Anwendungen – vom Ausschreibungswesen bis zur Zweitwohnungssteuer.
Nicht wenige dieser Anwendungen werden in Essen mit SAP®-Software realisiert: Die Stadt Essen gehörte zu den ersten Anwendern im öffentlichen Sektor, die statt kostenintensiver Eigenentwicklungen und Insellösungen für Finanz- und Personalwirtschaft auf die integrierte SAP-Standardlösung setzten. Neuestes Produkt der fruchtbaren Partnerschaft von ESH und SAP ist ein Management-Informationsportal auf der Basis der umfassenden Integrations- und Anwendungsplattform SAP NetWeaver®. Mit den Komponenten SAP NetWeaver Business Intelligence, SAP NetWeaver Portal und SAP NetWeaver Application Server wird ein integriertes Informationssystem aufgebaut, das Führungskräften auf Knopfdruck steuerungsrelevante Daten aus einer einheitlichen, konsolidierten Datenbasis bereitstellt.
„Auf der Basis von SAP NetWeaver haben wir ein effizientes Planungs- und Steuerungsinstrument realisiert, das unseren Führungskräften einen schnellen und komfortablen Zugriff auf aktuelle Finanz- und Strukturdaten ermöglicht“, sagt Ulrich Weinert, Geschäftsführer des Essener Systemhauses. „Als zentraler Teil von Reporting und E-Government bietet das Management-Portal eine zuverlässige Grundlage für schnellere, bessere und fundiertere Entscheidungen.“
„Wir sind gut – aber wir wollen noch besser werden.“
Um diesem selbstbewussten Motto gerecht zu werden, setzt das Essener Systemhaus auf Innovation, Zuverlässigkeit und zeitgemäße Werkzeuge. Bereits seit Mitte der 90er Jahre werden in Essen SAP-Lösungen für Finanzen, Materialwirtschaft, Instandhaltung, Controlling und Personal eingesetzt. 2001 wurde die Branchenlösung für öffentliche Verwaltungen SAP for Public
Sector eingeführt, eine systemübergreifende Integration wurde 2003 mit der Anbindung der Personalwirtschaft verwirklicht.
„Mit dem Einsatz von SAP-Standardsoftware für kaufmännische Anwendungen verfügt Essen jetzt über eine flächendeckende Kosten- und Leistungsrechnung, ein umfassendes Controlling, eine Personalabrechnung und ein Organisationsmanagement“, sagt Uwe Hesse, Abteilungsleiter Beratung und Entwicklung im ESH. „Das bietet uns auch beste Voraussetzungen für die Entwicklung eines leistungsstarken Konzernberichtswesens.“
Reporting mit Mehrwert
Im November 2003 hatte der zuständige Ausschuss des Rates beschlossen, ein vereinheitlichtes Konzernberichtswesen aufzubauen. Dazu wurden Lösungen verschiedener Anbieter sorgfältig auf ihre Eignung überprüft. Die Entscheidung für SAP NetWeaver beruhte nicht nur auf der einfachen Integration in die vorhandene Systemlandschaft, sondern auch auf einer Anzahl funktionaler Alleinstellungsmerkmale. Der schon enthaltene Standard-Business-Content der SAP-Lösung erspart aufwändige Eigenentwicklungen – SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) bringt die nötigen Schnittstellen für die Datenextraktion aus den operativen Systemen mit, und Anwendungen im SAP NetWeaver Portal können ganz ohne Programmierung mit Hilfe der mitgelieferten Assistenten implementiert werden.
„Überzeugend waren auch der zentrale Zugriff auf alle SAP-Applikationen durch Single Sign-on und nicht zuletzt der komfortable Business Explorer mit Microsoft-Excel-Funktionalität“, berichtet Uwe Hesse. „Gerade für Führungskräfte, die nicht täglich mit dem Portal arbeiten, ist die intuitive Bedienbarkeit eine große Hilfe, Controller finden ihre vertraute MS-Excel-Oberfläche wieder.“
Projekterfolg nach Plan
Im April 2004 erteilte der Verwaltungsvorstand dem ESH den Auftrag, auf der Basis von SAP NetWeaver den Prototyp für ein Intranet-Portal zu entwickeln. Geplant war eine Portalanwendung zunächst für Controller und die Vorstände der Geschäftsbereiche. Später sollten weitere Führungsebenen und zuletzt die Konzernebene in die Anwendung einbezogen werden. Zu den konkreten Anforderungen gehörte der schnelle und direkte Zugriff auf steuerungsrelevante Informationen, eine bedarfsgerechte grafische Aufbereitung dieser Funktionen und die Integration der Daten aus verschiedenen operativen Systemen und Datenquellen in einer gemeinsamen, einheitlichen Datenbasis.
Im Data-Warehouse mussten neben Personal- und Finanzdaten aus den SAP-Systemen auch Statistik- und Strukturinformationen aus MS-Excel-Dateien, Archivdaten (zum Beispiel aus dem Pressearchiv) sowie steuerungsrelevante Informationen aus zahlreichen weiteren Anwendungen und Fachverfahren (zum Beispiel aus dem Einwohnerwesen, dem Sozialwesen oder der Jugendarbeit) konsolidiert werden. Diese Daten werden über Schnittstellenprogramme (Extraktoren) von den verschiedenen Systemen übergeben, in SAP NetWeaver BI in der gewünschten Form und entsprechend definierter Berechtigungen aufbereitet und von der SAP-Portaltechnologie in einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung gestellt.
„Eine besondere Herausforderung war die Anbindung unseres Archivierungssystems für die Suche im Pressearchiv“, erinnert sich Uwe Hesse. Das Management-Portal sollte einen Presseticker enthalten, für den die Anwender Themen abonnieren können. Dazu müssen die Daten des Pressearchivs vom Portal im Browser nach individuellen Vorgaben dargestellt werden, und zwar unter Nutzung der Suchtechnologien im Knowledge Management von SAP NetWeaver Portal. Bei Aufgaben wie diesen ist auch die enge Zusammenarbeit mit SAP Consulting von großem Nutzen – inzwischen schon seit vielen Jahren ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Realisierung der Essener SAP-Projekte.
„Das Single Sign-on, der einfache Zugriff auf SAP-Transaktionen und die Einbindung vertrauter Office-Anwendungen wie MS Excel oder MS Outlook sind echte Highlights, die nur mit SAP NetWeaver möglich waren.“Uwe Hesse, Abteilungsleiter Beratung und Entwicklung im ESH
Pünktlich Ende November 2004 wurde erfolgreich der Testbetrieb aufgenommen. „Die flexible und durchdachte Konzeption der SAP-Lösung hat eine schnelle Implementierung sehr erleichtert“, sagt Uwe Hesse. „Der mitgelieferte Business Content ermöglichte
schnell verfügbare Lösungen und musste von uns nur punktuell ergänzt werden. Und die normalerweise nicht ganz triviale Realisierung eines Single Sign-on war mit SAP NetWeaver Portal eine Sache von einer halben Stunde.“
Tragfähige Basis
Nach einem Vierteljahr Testbetrieb wurde der Prototyp dem Verwaltungsvorstand des Konzerns Stadt Essen vorgestellt, und Mitte 2005 ging dann die erste Ausbaustufe des Management-Informationsportals fristgemäß produktiv.
„Mit SAP NetWeaver haben wir das Berichtswesen auf eine tragfähige Basis gestellt“, sagt Uwe Hesse. Vor Einführung der SAP-Lösung hatte die Ermittlung und Aufbereitung von Informationen noch einen hohen manuellen Aufwand gefordert. War zum Beispiel der Personalstrukturzahlenbericht fällig, mussten die entsprechenden Daten aus der SAP-Personalwirtschaftslösung manuell weiterbearbeitet und in einer MS-Access-Datenbank gespeichert werden, bevor sie in MS Excel für den Bericht aufbereitet werden konnten. Eine zeitnahe Bereitstellung relevanter Informationen war so kaum möglich. Überdies waren viele Informationen nur in
Papierform verfügbar und es gab eine Fülle von Berichten ohne ein einheitliches Design.
Jetzt werden die Daten für Berichte direkt aus den entsprechenden Systemen in das Data-Warehouse geladen und stehen sofort für Auswertungen in vorgegebenen Layouts zur Verfügung. So können Informationen zeitnah auch bereichsübergreifend genutzt werden.
Komfortables Werkzeug für Führungskräfte
Aufbauend auf diese konsolidierte Datenbasis wurde eine Portalanwendung konzipiert, die eine Vielzahl nützlicher Funktionen unter einer intuitiven Oberfläche vereint. Neben Reporting-Anwendung und Presseticker beinhaltet das Portal ein Ratsinformationssystem mit Zugriff auf Vorlagen und Beschlüsse und ausgewählte Services aus Intranet und Internet (zum Beispiel
Stadtplan, Reisebuchungen oder Staumeldungen). Häufig genutzte PC-Anwendungen wie MS Outlook wurden ebenso integriert wie der direkte Zugang zu den operativen Systemen. So kann ein Geschäftsbereichsvorstand über seinen Browser direkt in SAP-for Public-Sector-Anordnungen wie zum Beispiel Rechnungen freigeben. Während er früher dazu erst in das SAPSystem wechseln, sich dort anmelden und dann zur gewünschten Transaktion navigieren musste, reicht jetzt eine einmalige Anmeldung am Portal.
„Zukünftig wird das Single Sign-on sogar noch komfortabler“, freut sich Uwe Hesse. „Nach einmaliger Authentifizierung an seinem PC-Betriebssystem wird der Nutzer automatisch auch bei allen SAP-Anwendungen angemeldet sein, die im Rollen- und Berechtigungskonzept für ihn vorgesehen sind.“ Bei der Konzeption des Portals wurde vor allem Wert auf eine einfache, intuitive Bedienung gelegt, die ohne lange Schulungen erlernt werden kann und auch den sporadischen Nutzer auf geradem Weg zur gesuchten Information oder Anwendung führt. Auch dabei hilft das SAP-Rollenkonzept, das es ermöglicht, das Portalangebot genau auf die Bedürfnisse und Berechtigungen des individuellen Anwenders zuzuschneiden.
Prozess-Integration mit SAP NetWeaver
Die offene Integrations- und Anwendungsplattform SAP NetWeaver macht es einfach, das Berichtswesen nahtlos mit anderen Anwendungen zu verknüpfen. In Essen wurden diese Integrationsfähigkeiten genutzt, um Reporting-Daten auch für das E-Government nutzbar zu machen und umgekehrt. Beim E-Government stehen in Essen derzeit neben dem browsergestützten Ratsinformationssystem die Abbildung von Workflow-Prozessen und die Darstellung geografischer Informationen im Inter- und Intranet (GIS) auf dem Programm. „Um auch räumliche Bezüge der Strukturdaten darstellen zu können, zum Beispiel Informationen über Bevölkerungsstrukturen, Asylsuchende oder Schülerzahlen zu Stadtteilen und Stadtbezirken in Beziehung zu setzen, werden wir im Rahmen von E-Government die Sachdaten aus dem Portal mit unseren GIS-Daten verknüpfen“, berichtet Uwe Hesse. „Dadurch können Synergien genutzt werden.“
Die serviceorientierte Architektur von SAP NetWeaver bildet den notwendigen konzeptionellen Rahmen für diese Verknüpfung. Weil SAP NetWeaver Informationen und Anwendungen aus verschiedensten Quellen integrieren kann, können einmal getätigte IT-Investitionen optimal ausgeschöpft und auf dem bestehenden Fundament leicht neue unternehmensübergreifende Prozesse implementiert werden.
„Der mitgelieferte Business Content ermöglichte schnell verfügbare Lösungen und musste von uns nur punktuell ergänzt werden.“
Uwe Hesse, Abteilungsleiter Beratung und Entwicklung im ESH
Ausblick
Die Implementierung des Management-Informationsportals für Geschäftsbereichsvorstände im Jahr 2005 bildete nur die erste Phase des ehrgeizigen Essener Reporting-Projekts. In einer zweiten Phase sollen als Nächstes die Anforderungen aus dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) im Portal realisiert werden. Der Abschluss dieser zweiten Phase ist für 2006 vorgesehen. Im Jahr 2007 wird es einen ausführlichen Erfahrungsbericht geben, um die weiteren Schritte bis zum Konzernberichtswesen abzustimmen.
